Entenda como a ‘raiz’ SPED pode ajudar a semear o compliance na sua empresa

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Imagine uma árvore que aumenta a sua dimensão à medida que os galhos tocam no solo e viram novas raízes, pois saiba que existe uma dessa bem famosa no Brasil. Ou você nunca ouviu falar no “maior cajueiro do mundo”, localizado na cidade de Parnamirim (RN)? Pois bem, é desta forma que também podemos descrever o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Um programa ‘cajueiro’ com ramificações diferentes, mas que, no fundo, estão conectadas e compartilham do mesmo objetivo: receber informações dos contribuintes nas esferas municipais, estaduais e federais.

Agora, é importante saber que, assim como esta árvore gigante, as ramificações do SPED “conversam” entre si, ou seja, estão interligadas. E, uma vez que você sabe disso, pode aproveitar para semear o compliance dentro de sua empresa e antever possíveis problemas fiscais e contábeis.

Mas, calma! Se ficou difícil tomar o suco de caju e preencher uma obrigação acessória ao mesmo tempo, não se preocupe, vamos por partes.

O que é SPED?

O SPED é um sistema criado pelo governo federal que permite que as empresas façam a transmissão de dados para a Receita Federal sem que haja a necessidade da entrega de documentos físicos. Ou seja, é uma plataforma digital para enviar as obrigações acessórias das áreas fiscal, contábil, financeira e econômica. E, como já dissemos, tanto nas esferas municipais, estaduais e federais.

O sistema tem três ramificações principais: SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital); e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

E, assim como o cajueiro, as ramificações do SPED se proliferam, gerando a EFD-Contribuições, a EFD-Reinf e o eSocial, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), MDF-e, o Livro de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), e outras mais.

O que é compliance?

O compliance é mais um termo em inglês que acabamos importando para o nosso dia a dia. A palavra vem do verbo “to comply”, que podemos traduzir como “estar de acordo com uma regra”. Ou seja, é deixar a sua empresa em conformidade com as leis e regulamentos. Mas não pense você que isso fica restrito ao ambiente legislativo.

Na verdade, estar em compliance é estar de acordo com a conduta exigida em diferentes âmbitos, como ambiental, trabalhista, financeiro, de segurança do trabalho, operacional, contábil e na equidade de gênero, raça e diversidade. Em outras palavras, é andar na linha para não sujar o nome da empresa de maneira alguma.

É hora de semear o compliance… e tomar um suco!

Agora que já explicamos cada termo, vamos tomar um suco de caju. Ou melhor, vamos integrar a eficácia do SPED com a oportunidade de estar em compliance. É importante dizer que o SPED foi criado com o objetivo de melhorar o controle do Fisco e, desta forma, estimular o cumprimento das obrigações acessórias.

Portanto, fica claro que o sistema visa melhorar a fiscalização, já que, com a ajuda da tecnologia, os fiscais conseguem cruzar as informações e aplicar sanções e penalidades em caso de irregularidades. Como empresário, imagino que saiba bem o que isso significa. Se o Fisco integra informações de áreas diferentes, as empresas também têm que melhorar a conversa entre os seus diferentes setores, não é verdade?

Para isso, é recomendado uma verdadeira revolução dentro da empresa para buscar a integração de cada setor ou fazer como o governo e investir em tecnologia. Há diversos softwares no mercado que ajudam no cruzamento das informações, como o IOB Auditor, por exemplo. Então, não perca tempo e semeie também o compliance em sua companhia.