No mundo dos negócios, há algumas oportunidades que precisam ser bem aproveitadas e, no universo contábil, não é diferente. Uma delas é a proposta de serviços. Pense na satisfação que dá quando um novo cliente chega até a gente, afinal, é sinal de que algo lá atrás deu resultado. Porém, também é a hora de “fisgar o peixe”, diriam os pescadores de plantão. E, para isso, é essencial mostrar claramente a eficiência do escritório contábil.
Por conta disso, saber como elaborar uma proposta de serviços contábeis é o principal passo, pois, além de deixar claro o custo pelos serviços, trata-se de uma forma de diferenciar o seu escritório. Mas você já pensou em como usar a proposta de serviços contábeis como arma para conquistar o cliente?
A princípio pode parecer simples, mas não é bem assim. É preciso pensar em um material de qualidade, repleto de informações, construído em uma linguagem clara e objetiva. E, pensando em lhe ajudar neste processo, elaboramos algumas dicas de como você pode melhorar as propostas enviadas pela sua empresa.
Apresente o escritório contábil
A primeira coisa que você deve pensar é em como apresentar o seu escritório para os futuros clientes. Por mais que você envie um orçamento para um único serviço, é possível que os seus candidatos a clientes tenham interesse em mais modalidades de atuação. Então, o simples fato de você indicar que também atua com elas, já serve para dar respaldo à sua empresa.
No material de apresentação, descreva quais tipos de trabalho a sua empresa faz bem, como por exemplo, quais são os pontos fortes do seu negócio. Não deixe de mencionar setores nos quais você é especializado, clientes que já foram atendidos e “cases de sucesso”, ou seja, trabalhos nos quais o seu escritório tenha feito a diferença para o cliente aumentar o faturamento ou reduzir os custos.
Infelizmente, é verdade que algumas empresas ainda escolhem o escritório contábil unicamente em função do valor que será pago todos os meses. Entretanto, existem muitas companhias que procuram mensurar qual é a melhor relação custo-benefício possível e, nesses casos, entregar a elas um material completo faz muita diferença.
Fuja da tabelinha!
Analise o cliente antes de impor valores. Muitos escritórios contábeis fazem cobranças tabeladas para todo e qualquer tipo de cliente, mas isso pode ser considerado um erro. Por mais que alguns clientes pareçam idênticos, nenhuma empresa é igual à outra, sempre haverá detalhes marcantes para cada uma e isso deve ser analisado antes do início dos serviços do contador.
Ao determinar a demanda do cliente em detalhe, pode-se, de antemão, demonstrar e cobrar um valor justo pelos serviços contábeis. Aquela microempresa que está começando certamente precisa de sua ajuda e orientação para um dia se tornar uma companhia de médio ou grande porte. No entanto, naquele momento, ela não dispõe dos recursos necessários para pagar a tabela “cheia”.
Sendo assim, se você pretende atender esse cliente, é preciso fazer um esforço e tentar detalhar qual é o tipo de trabalho que será prestado e quanto tempo isso consumirá ao longo do mês. Possivelmente, a demanda será muito menor, o que acaba justificando que você faça uma cobrança com um preço diferenciado. Em outras palavras, ofereça não apenas atendimento, mas também valores personalizados para cada cliente.
Cada um com seu cada qual
Deixe claro o que é serviço do cliente e o que é do escritório. Até porque é importante demonstrar ao cliente qual a responsabilidade dele nas tarefas da empresa. Deixar isso vago acarretará problemas no futuro, visto que ele pode acabar atrelando algumas tarefas ao escritório que cabem a ele. Para isso, também é importante ter um documento que descreva todas as tarefas que o escritório exerce e qual sua importância para a empresa.
Por exemplo, seu escritório pode ficar responsável por emitir as guias de pagamento de tributos e enviar ao cliente todos os meses, ou ainda, pode passar as informações de acesso para que o próprio cliente faça isso. No entanto, a descrição de quem fará o que precisa estar clara desde o início, pois, em caso de esquecimento de algum pagamento, isso acabará gerando multa para o seu cliente.
Da mesma forma, tarefas que não estejam descritas em contrato não precisam ser executadas. Muitos clientes solicitam certos serviços muitas vezes sem nem mesmo saber se eles estão contemplados no valor mensal ou não. Por isso, certifique-se de deixar claro os deveres e as responsabilidades de cada um desde o início.
O que é combinado não sai caro
Caso o cliente queira que você faça outro serviço, faça uma nova proposta e demonstre o novo valor pelo que está sendo pedido. Não comece a fazer um serviço sem a aprovação prévia do cliente ou pior, sem cobrar o que é devido. Lembre-se que o escritório também não viverá sem rentabilidade.
A melhor solução é estabelecer um procedimento padrão desde o início dos trabalhos. Por exemplo, ao invés de fornecer uma tabela fixa de valores, como dissemos anteriormente, informe ao cliente que para cada novo trabalho solicitado que não esteja previsto em contrato, um novo orçamento será gerado. Esse orçamento precisará ser aprovado antes que o trabalho comece efetivamente a ser feito.
Isso impede que você comece a trabalhar em algo pelo qual não receberá, seja por desconhecimento do cliente de que seria cobrado ou por desinteresse em seguir com um trabalho que terá custo extra. Estabelecer um modo de operação facilita a vida de ambas as partes.
Ajustes de valor e validade da proposta
Sempre deixe muito claro ao cliente sobre ajustes anuais de valores para evitar dores de cabeça no futuro. Também mantenha um prazo de validade na proposta — normalmente, os escritórios mantêm 30 dias de validade, depois disso os valores podem mudar.
Por exemplo, embora não seja possível estabelecer qual será o percentual de ajuste daqui um ano, deixe claro que em um determinado mês – ou quando o contrato completar um determinado período – os valores serão reajustados de acordo com algum índice pré-estabelecido. Isso ajuda as empresas a se programarem melhor em suas previsões orçamentárias.
Quanto à validade da proposta, aja da mesma forma. Deixe claro por quanto tempo ela tem valor e ressalte que, após aquele prazo, pode haver variação no preço de contratação de um serviço. O importante é sempre deixar claro para o cliente quais são as regras do jogo. Trata-se de uma transparência que traz benefícios para ambas as partes.
Seja claro nas suas propostas
O essencial para uma proposta de serviços contábeis é sempre manter a clareza e a transparência, exaltando o profissionalismo do escritório. Os serviços contábeis são o pilar para o crescimento de uma companhia e devem ser valorizados. Por isso, não tenha receio de demonstrar a sua importância, afinal de contas, haverá um crescimento mútuo nessa troca.
Se por alguma razão o cliente em questão não valoriza o seu trabalho da forma que você acredita que seja justa, talvez ele não seja um bom cliente para o seu negócio. Lembre-se que, se a ideia é oferecer um serviço diferenciado e com qualidade, mas a empresa em questão está apenas preocupada com o preço, pode ser melhor deixar que o candidato a cliente feche negócio com outra companhia que não a sua.
Por fim, a última dica é ter um parceiro tecnológico que possa oferecer a você e ao seu cliente ferramentas de gestão para os seus negócios. Dessa forma, as informações do seu cliente ficarão muito mais organizadas e você terá um controle bem melhor sobre aquilo que o seu escritório gerencia. Com o Minha Gestão Contábil.Net, por exemplo, você automatiza rotinas e processos com uma experiência contábil completa e eficiente.
